4 Συμβουλές για να ενισχύσετε την αξιοπιστία σας

Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι αναμφισβήτητα μία από τις πιο σημαντικές δεξιότητες για την επιτυχία σας στην εργασία — και στην υπόλοιπη ζωή σας. Όταν μπορείτε να διατυπώσετε την άποψή σας, να εκφράσετε συμπόνια και να παρουσιάσετε την περίπτωσή σας έξοχα, χτίζετε αξιοπιστία, εμπιστοσύνη, σχέσεις και προάγετε την καριέρα σας.

Αλλά δυστυχώς, η επικοινωνία μπορεί επίσης να είναι προκλητική—με πολύ λίγο χρόνο, πάρα πολλά διαχωριστικά μεταξύ των ανθρώπων και τόσες πολλές περίπλοκες ιδέες για κοινή χρήση. Αλλά μια νέα μελέτη δείχνει ποια είδη επικοινωνίας εκτιμούν οι άνθρωποι - και επομένως πώς μπορείτε να συνεργαστείτε καλύτερα με τους άλλους και να αποκομίσετε τα οφέλη.

Η επικοινωνία έχει μεγάλο αντίκτυπο

Οι δεξιότητες επικοινωνίας έχουν σημαντική επίδραση στην αποτελεσματικότητα και την αξιοπιστία. Στην πραγματικότητα, όταν οι ηγέτες θεωρούνται ότι επικοινωνούν πιο αποτελεσματικά -με περισσότερη ζεστασιά και ενδυνάμωση- τα μέλη της ομάδας είναι πιο αφοσιωμένα, αποτελεσματικά και ακόμη και αισιόδοξα, σύμφωνα με μια μελέτη από Πανεπιστήμιο της Μπολόνια και Wilmar Schaufeli του Πανεπιστημίου της Ουτρέχτης.

Και σε άλλη μελέτη του Πανεπιστήμιο του Münster, οι άνθρωποι έκριναν το στυλ επικοινωνίας πάνω από τα επαγγελματικά διαπιστευτήρια στην αξιολόγηση της αξιοπιστίας και της αξιοπιστίας του περιεχομένου και των ειδικών.

Η πρόκληση

Η επικοινωνία είναι πρόκληση για πολλούς, ωστόσο, και το 59% των εργαζομένων με γνώση ανησυχεί για τη μειωμένη αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας, ειδικά καθώς εργάζονται υβριδικά—σύμφωνα με μια μελέτη από Grammarly. Οι ηγέτες των επιχειρήσεων στη μελέτη εκτιμούν ότι τα μέλη της ομάδας τους χάνουν κατά μέσο όρο 7.5 ώρες την εβδομάδα λόγω κακής επικοινωνίας, με το 72% να αναφέρει ότι η ομάδα τους έχει δυσκολευτεί με την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας.

Επιπλέον, το 90% των ανθρώπων είπε ότι η κακή επικοινωνία έχει αρνητικές επιπτώσεις όπως αυξημένο κόστος (45%), χαμένες προθεσμίες (39%), μείωση της φήμης της επωνυμίας (34%) ή μειωμένη παραγωγικότητα (28%). Και μια μελέτη από Τρυπήστε έδειξε ότι το 86% των ανθρώπων πιστεύει ότι η έλλειψη αποτελεσματικών δεξιοτήτων επικοινωνίας και συνεργασίας είναι οι κύριες αιτίες της αποτυχίας στο χώρο εργασίας — και ότι όταν οι ομάδες επικοινωνούν αποτελεσματικά, μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα έως και 25%.

Καλύτερη επικοινωνία

Αλλά είναι δυνατόν να επικοινωνείτε πιο αποτελεσματικά και να απολαμβάνετε περισσότερες ανταμοιβές της επικοινωνίας—όπως μεγαλύτερη αξιοπιστία και καλύτερες σχέσεις επίσης.

#1 - Να είστε επιλεκτικοί

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να έχει μια κακή ραπ ως σπατάλη χρόνου, αλλά οι περισσότεροι το προτιμούν. Μάλιστα, σύμφωνα με μελέτη του LiveCareer, βρίσκεται στην κορυφή της λίστας όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι θέλουν να επικοινωνούν στη δουλειά. Αυτές είναι οι αγαπημένες μορφές επαγγελματικής επικοινωνίας των ανθρώπων:

• Email, 49%
• Τηλεφωνικές κλήσεις, 23%
• Εφαρμογές άμεσων μηνυμάτων, 21%

Και σε έναν κόσμο με πάρα πολλές συναντήσεις, το email μπορεί να είναι μια ευπρόσδεκτη εναλλακτική. Σε μια μελέτη από μμμμμμ, το 57% των ανθρώπων είπε ότι μια συνάντηση θα μπορούσε να είχε αποφευχθεί χρησιμοποιώντας ένα email, συχνά ή πολύ συχνά.

Έχετε υπόψη σας τι προτιμούν γενικά οι άνθρωποι και χρησιμοποιήστε το email με σιγουριά—ειδικά όταν το email μπορεί να αντικαταστήσει μια συνάντηση. Επιπλέον, χρησιμοποιήστε τον κανόνα των πέντε με το email. Εάν ένα email θα διαρκέσει περισσότερο από πέντε λεπτά για να διαβάσει, θα περιλαμβάνει περισσότερες από πέντε γραμμές ή θα απαιτήσει περισσότερες από πέντε ανταλλαγές για να λάβετε ανάλυση, ίσως είναι καλύτερο να σηκώσετε το τηλέφωνο. Από την άλλη πλευρά, εάν χρειάζεται να κοινοποιήσετε πολλές λεπτομέρειες στις οποίες θα χρειαστεί να ανατρέξουν οι άνθρωποι αργότερα, το email μπορεί να είναι ο τέλειος τρόπος επικοινωνίας.

Αλλά σκεφτείτε επίσης τι προτιμούν τα άτομα. Για ορισμένους, η αποστολή μηνυμάτων για λόγους εργασίας είναι μια ακατάλληλη παραβίαση των ορίων, αλλά για άλλους είναι καλά αποδεκτή. Ή σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να χάσετε κάποιον με συνομιλία στο Teams, αλλά να τον πιάσετε εύκολα μέσω email. Και για τον πωλητή που είναι πάντα στο αυτοκίνητό του, οι τηλεφωνικές κλήσεις μπορεί να λειτουργήσουν καλύτερα.

#2 – Μετάβαση ζωντανά

Αν και μεγάλο μέρος της δουλειάς έχει απομακρυνθεί, εξακολουθεί να υπάρχει τεράστια αξία στη ζωντανή επικοινωνία. Σύμφωνα με τη μελέτη LiveCareer, το 83% των ερωτηθέντων συμφώνησε ότι η διαδικτυακή επικοινωνία ήταν πιο πιθανό να προκαλέσει παρεξηγήσεις σε σχέση με την προσωπική επικοινωνία. Είναι ενδιαφέρον (ή τρομακτικό), αυτό ίσχυε ιδιαίτερα στην υγειονομική περίθαλψη, όπου το 97% πίστευε ότι η διαδικτυακή επικοινωνία προκαλεί σύγχυση.

Και το 81% των ανθρώπων θεώρησε ότι η διαδικτυακή επικοινωνία ήταν πιο χρονοβόρα από την προσωπική επικοινωνία. Μπορεί να χρειαστεί περισσότερος χρόνος για να συνδεθείτε, αλλά μόλις το κάνετε, πιθανότατα θα διαπιστώσετε ότι είναι πιο εύκολο να επιλύσετε ερωτήσεις ή να μοιραστείτε πληροφορίες προσωπικά.

Η μαγεία της πρόσωπο με πρόσωπο επικοινωνίας είναι φυσικά η πυκνότητα των πληροφοριών που μπορείτε να επεξεργαστείτε. Μπορείτε να μοιράζεστε αποχρώσεις πληροφοριών και συναισθημάτων που σχετίζονται με ένα ζήτημα και να επιλύσετε γρήγορα όταν μπορείτε να συμπεριλάβετε τις μη λεκτικές πληροφορίες που προέρχονται από ζωντανές συζητήσεις. Ακόμη και οι τηλεφωνικές κλήσεις επιτρέπουν μεγαλύτερη ανταλλαγή πληροφοριών μέσω τόνων φωνής, ταχύτητας ομιλίας ή παύσεων στη συνομιλία.

Και οι ζωντανές συζητήσεις χτίζουν επίσης σχέσεις πιο αποτελεσματικά. Όταν μοιράζεστε τα μάτια σας ή ανασηκώνετε τους ώμους σας, εμπιστεύεστε κάποιον με τα συναισθήματά σας ή την αβεβαιότητα σας. Όταν γέρνετε μπροστά, κάνετε οπτική επαφή, προσφέρετε συμπόνια ή γελάτε μαζί, δείχνετε την προσοχή και την παρουσία σας με κάποιον.

Έτσι, εμφανιστείτε στο γραφείο, καλέστε κάποιον στην πλατφόρμα βίντεο σας ή σηκώστε το τηλέφωνο για να επιλύσετε προβλήματα.

#3 – Επενδύστε Χρόνο

Εάν ξοδεύετε χρόνο ελέγχοντας τα email, είστε σε καλή παρέα. Οι περισσότεροι άνθρωποι (40%) ξόδευαν δύο έως τρεις ώρες την ημέρα ελέγχοντας email. Ακολούθησε το 33% των ανθρώπων που πέρασαν μόνο μία ή δύο ώρες.

Ο χρόνος που ξόδεψαν οι άνθρωποι για τον έλεγχο των email βασίστηκε εν μέρει στη θητεία. Όσοι είχαν μόνο ένα ή δύο χρόνια εργασιακής εμπειρίας αφιέρωσαν τον λιγότερο χρόνο στον έλεγχο των email και εκείνοι με τη μεγαλύτερη θητεία αφιέρωσαν τον περισσότερο χρόνο. Αυτό θα μπορούσε να βασίζεται στην επισκεψιμότητα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έλαβαν ή στις θέσεις στις οποίες βρίσκονταν. Εάν οι άνθρωποι επεκτείνουν τις συνδέσεις τους και την επιρροή τους στις καριέρες τους, μπορεί να βρίσκονται σε περισσότερους βρόχους επικοινωνίας ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απαιτώντας τον χρόνο και την προσοχή τους.

Είναι προφανώς δύσκολο να καθαρίσετε το πλαίσιο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Παρά το 69% των ανθρώπων που αφιερώνουν μία έως τρεις ώρες ταξινομώντας και διαγράφοντας email κάθε εβδομάδα, μόνο το 38% είχε ποτέ τη γλυκιά γεύση του "inbox zero" χωρίς μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ουρά.

Η αποτελεσματική επικοινωνία απαιτεί χρόνο, αλλά αξίζει επίσης την προσπάθεια. Οι ηγέτες που είναι παρόν και προσβάσιμο τείνουν να είναι εκείνοι που τους εμπιστεύονται περισσότερο. Και οι συνάδελφοι που ανταποκρίνονται και καλοί στην παρακολούθηση είναι εκείνοι οι άνθρωποι που τείνουν να προτιμούν να συνεργάζονται μαζί τους. Συνήθειες που σας κάνουν πιο προσιτούς και ανταποκρινόμενους μειώνουν την προκατάληψη της εγγύτητας και αυξάνουν την αξιοπιστία σας.

Ανατρέξτε λοιπόν στα email και απαντήστε γρήγορα σε αυτά που είναι εύκολα ή στα οποία οι άνθρωποι σας περιμένουν για να συνεχίσουν τη δουλειά τους. Στη συνέχεια, δώστε προτεραιότητα στα email που είναι σημαντικά, αλλά που θα απαιτήσουν περισσότερο χρόνο ή συγκέντρωση. Και ομαδοποιήστε τα, ώστε να μπορείτε να ορίσετε χρονικά τετράγωνα για να ανταποκρίνεστε όταν έχετε μια εστιασμένη περίοδο.

# 4 - Να ανταποκρίνεστε

Οι προσδοκίες για τον χρόνο απόκρισης email έχουν κλιμακωθεί, με την πλειονότητα των ανθρώπων να θέλουν μια απάντηση σε ένα email εντός ωρών:

• 1–2 ώρες, 19%
• 3–6 ώρες, 39%
• 7–12 ώρες, 32%
• 13–23 ώρες, 7%
• 24 ώρες και περισσότερο, 3%

Επιπλέον, οι άνθρωποι απαντούν συχνά σε email εκτός των ωρών εργασίας — με το 84% να λέει ότι ελέγχει τα εισερχόμενα εργασίας εκτός των ωρών εργασίας. Όταν ρωτήθηκαν πόσο συχνά ελέγχουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το 49% είπε ότι ελέγχει το email κάθε λίγες ώρες, το 20% ελέγχει κάθε ώρα και το 24% ελέγχει μία φορά την ημέρα.

Το καλύτερο στοίχημά σας θα είναι να ελέγξετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με ρυθμό που να ταιριάζει με τις απαιτήσεις της εργασίας σας και το στυλ σας. Εάν βρίσκεστε σε έναν ρόλο που απαιτεί πιο άμεση παρακολούθηση, προφανώς θα θέλετε να ελέγχετε πιο συχνά. Αλλά μπορείτε επίσης να εξετάσετε τη δική σας προτίμηση για τα όρια.

Για μερικούς ανθρώπους, το να ελέγχουν πιο τακτικά στην πραγματικότητα ανακουφίζει από το άγχος—το να ολοκληρώνουν τα πράγματα και να αποχωρίζονται από το πιάτο τους και να προσφέρουν ικανοποίηση. Για άλλα άτομα, μπορεί να λειτουργήσει καλύτερα να ορίσετε δοχεία χρόνου κατά τη διάρκεια της ημέρας, όταν μπορείτε να παρακολουθείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ταυτόχρονα.

Μπορείτε επίσης να θέσετε όρια με συναδέλφους. Να είστε διαφανείς σχετικά με το πώς σας αρέσει να λαμβάνετε την επικοινωνία, πόσο συχνά θα ελέγχετε και τι μπορούν να περιμένουν οι άνθρωποι όσον αφορά την παρακολούθηση. Το να είστε ανοιχτοί σχετικά με τις προσεγγίσεις σας στη δουλειά μπορεί να βοηθήσει τόσο εσάς όσο και τους συναδέλφους σας να είστε πιο αποτελεσματικοί—να ξέρετε τι να περιμένετε ο ένας από τον άλλον.

Η ισορροπία

Η επαγγελματική σας αξιοπιστία βασίζεται σε πολλούς παράγοντες, αλλά η παρακολούθηση, η παρακολούθηση και η εξαιρετική επικοινωνία βρίσκονται στην κορυφή της λίστας όσον αφορά το πώς θα σας εκτιμήσουν οι άνθρωποι, θα μάθουν να βασίζονται σε εσάς και θα επιθυμούν να συνεργαστούν μαζί σας.

Θέστε υγιή όρια για τον εαυτό σας, αλλά σκεφτείτε επίσης τι χρειάζονται οι συμπαίκτες από εσάς για να είναι επιτυχημένοι. Η εξισορρόπηση των αναγκών σας και των αναγκών των άλλων συμβάλλει στην επιτυχία σας, αλλά και στην ευτυχία και την εκπλήρωσή σας.