Το γκρι είναι ένα χρώμα που θέλετε να αποφύγετε

Στη διαχείριση έργων, οι φίλοι σας είναι πίσω και λευκοί – το σκοτεινό γκρι δεν είναι. Ως διαχειριστής έργου, θέλετε να ασχοληθείτε με σαφείς και επαληθευμένες πληροφορίες, όχι με υποθέσεις. Όταν γίνονται υποθέσεις και δεν επικυρώνονται, γίνονται λάθη, καθυστερούν τα χρονοδιαγράμματα και τα έργα αποτυγχάνουν.

Οι υποθέσεις είναι επικίνδυνα πράγματα να κάνεις, και όπως όλα τα επικίνδυνα πράγματα - βόμβες, για παράδειγμα ή κέικ με φράουλα - αν κάνεις ακόμη και το πιο μικροσκοπικό λάθος, μπορεί να βρεθείς σε τρομερό μπελά. Το να κάνετε υποθέσεις σημαίνει απλώς να πιστεύετε ότι τα πράγματα είναι με έναν συγκεκριμένο τρόπο με ελάχιστα ή καθόλου στοιχεία που δείχνουν ότι έχετε δίκιο και μπορείτε να δείτε αμέσως πώς αυτό μπορεί να οδηγήσει σε τρομερό πρόβλημα. Για παράδειγμα, ένα πρωί μπορεί να ξυπνήσετε και να υποθέσετε ότι το κρεβάτι σας ήταν στο ίδιο μέρος που ήταν πάντα, παρόλο που δεν θα είχατε καμία πραγματική απόδειξη ότι ήταν έτσι. Αλλά όταν σηκωθείτε από το κρεβάτι σας, μπορεί να ανακαλύψετε ότι είχε επιπλεύσει στη θάλασσα και τώρα θα είχατε τρομερό μπελά εξαιτίας της εσφαλμένης υπόθεσης που είχατε κάνει. Μπορείτε να δείτε ότι είναι καλύτερο να μην κάνετε πάρα πολλές υποθέσεις, ιδιαίτερα το πρωί».

― Λεμόνι Σνίκετ,
Η Ακαδημία Austere

Ως Lemony Snicket του Μια σειρά από ατυχή γεγονότα κράτη, οι υποθέσεις είναι επικίνδυνες. Σπάνια βασίζονται σε γεγονότα, οι υποθέσεις βασίζονται σε προσωπική προοπτική – όχι στην πραγματικότητα. Φανταστείτε πώς αυτό μπορεί να επηρεάσει την ικανότητά σας να διαχειρίζεστε μια ομάδα εάν εσείς – και άλλοι – κάνετε υποθέσεις σχετικά με κάτι τόσο αναπόσπαστο όπως η ολοκλήρωση της εργασίας. 

Η Μέθοδος Επιτυχίας Έργου χρησιμοποιεί διαχειριστές δραστηριοτήτων για να διασφαλίσει ότι κάθε εργασία ολοκληρώνεται. Κατά τη διάρκεια της συνεδρίας σχεδιασμού για οποιοδήποτε έργο, είναι σημαντικό να δημιουργήσετε μια δομή ανάλυσης εργασίας – μια λίστα με όλες τις δραστηριότητες του έργου με όλα όσα μπορεί να σκεφτεί η ομάδα σας αυτή τη στιγμή. Αυτή τη στιγμή είναι σημαντικό εδώ γιατί είναι σπάνιο ακόμη και οι καλύτερες ομάδες να πιάσουν κάθε εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί στην αρχή ενός έργου. Οι δραστηριότητες δεν θα έχουν κάποια συγκεκριμένη σειρά, καθώς δεν θα έχει γίνει ακόμη η αλληλουχία. Επίσης, δεν θα έχουν απαραίτητα ιδιοκτήτη ή διάρκεια. Θα είναι κυριολεκτικά απλώς μια λίστα δραστηριοτήτων.

Ωστόσο, αυτές οι εργασίες δεν μπορούν να μείνουν χωρίς ιδιοκτήτη. Σε κάθε εργασία πρέπει να ανατεθεί ένας κάτοχος—δηλαδή ένας διαχειριστής δραστηριοτήτων— ένα άτομο ανά δραστηριότητα. Ο υπεύθυνος δραστηριότητας συμφωνεί να βεβαιωθεί ότι η εργασία έχει ολοκληρωθεί. Αυτό είναι το άτομο που κοιτάζει τον διαχειριστή του έργου και λέει: «Αυτό είναι το καθήκον μου. Θα φροντίσω να συμβεί». Αυτό δεν σημαίνει ότι έχουν συμφωνήσει να κάνουν οι ίδιοι τη σωματική εργασία, μόνο ότι συμφωνούν να είναι το μοναδικό σημείο επαφής σχετικά με τη δραστηριότητα. Η έννοια του ενιαίου σημείου επαφής είναι πολύ σημαντική, καθώς μειώνει τη σύγχυση και προσθέτει σαφήνεια σχετικά με το ποιος κατέχει την εργασία.

Στην εργασία έργου, το μαύρο και το άσπρο είναι φίλοι σας - το γκρι είναι ο εχθρός σας. Οτιδήποτε γκρίζο και διφορούμενο θα συνηθίσει εναντίον σας στο δικαστήριο της διαχείρισης έργου. Οι υποθέσεις δημιουργούν προσδοκίες που βασίζονται σε τίποτα περισσότερο από αυτό εσείς η σκέψη είναι πραγματικότητα, όχι αυτό που πραγματικά is πραγματικότητα. Η επιτυχημένη διαχείριση έργου δεν λειτουργεί στο γκρι – το μαύρο και το άσπρο είναι κρίσιμα για την επιτυχία σας. Οτιδήποτε γκρίζο και διφορούμενο θα συνηθίσει εναντίον σας στο δικαστήριο της διαχείρισης έργου.