Η Google μόλις κυκλοφόρησε το Simplicity Sprints. Εδώ είναι η δική σας DIY έκδοση

Στα τέλη Ιουλίου, Η Google ανακοίνωσε το πρώτο της Simplicity Sprint, το οποίο στοχεύει σε «καλύτερα αποτελέσματα σε λιγότερο χρόνο». Σύμφωνα με τον CEO Sundar Pichai, το Simplicity Sprints θα προσελκύσει τους υπαλλήλους να εργάζονται με αυξημένη σαφήνεια και αποτελεσματικότητα. τον προσδιορισμό των ανοιγμάτων ταχύτητας που θα μπορούσαν να αφαιρεθούν για καλύτερα και πιο γρήγορα αποτελέσματα. και πώς να υιοθετήσετε μια επιχειρηματική προσέγγιση για την εξάλειψη των απορριμμάτων.

Οι περισσότεροι από εμάς δεν απλοποιούμε τη δουλειά μας επειδή δεν ξέρουμε από πού να ξεκινήσουμε. Τι πρέπει να απλοποιήσετε πρώτα; Και πώς βρίσκετε χρόνο για να το κάνετε; Επίσης, πώς ξέρετε τι είναι η εταιρική γραφειοκρατία έναντι της εργασίας που επιτρέπεται να τροποποιήσετε;

Έκανα αυτές τις ίδιες ερωτήσεις πριν από μια δεκαετία, όταν άρχισα να παίρνω συνεντεύξεις από ανθρώπους σε όλο τον κόσμο για το τι έγινε Γιατί απλές νίκες. Συγκλονιστικά, συνάντησα πολύ λίγες λύσεις για την πολυπλοκότητα του χώρου εργασίας. Εκτός από τη μεθοδολογία λογισμικού Agile και Lean Six Sigma — συνώνυμα με τους μεγάλους κατασκευαστές στη δεκαετία του '90 — οι οργανισμοί δεν είχαν πολλές επιλογές για απλοποίηση.

Σήμερα, δεν χρειάζεστε έναν στρατό από διαχειριστές έργων ή ακριβούς συμβούλους για να απλοποιήσετε την εργάσιμη ημέρα σας. Το μόνο που χρειάζεστε είναι η επιθυμία να κάνετε αλλαγές — και μια προθυμία να δοκιμάσετε τα DIY σπριντ παρακάτω.

1. Απλοποιήστε οποιαδήποτε φόρμα/έγγραφο/αναφορά που απαιτεί περισσότερα από 30 λεπτά ή τρεις υπαλλήλους. Ποια έγγραφα, φόρμες ή αναφορές είναι χρονοβόρες για τον οργανισμό σας; Γνωρίζετε αν άλλες ομάδες αντιγράφουν την ίδια προσπάθεια ή δεδομένα; Βρείτε άμεσες ευκαιρίες για απλοποίηση, αναφέροντας κάθε φόρμα/έγγραφο/αναφορά που διαρκεί περισσότερα από 30 λεπτά ή απαιτεί περισσότερα από τρία μέλη της ομάδας για να συμπληρωθεί.

Από εδώ, αποφασίστε ποιες από αυτές τις εργασίες θα μπορούσαν να βελτιστοποιηθούν, να τεθούν σε παύση ή να εξαλειφθούν. Εάν χρειάζεστε buy-in από κάποιον υψηλότερο, χρησιμοποιήστε γλώσσα που βασίζεται σε λύσεις για να πλαισιώσετε το αίτημά σας (δηλαδή, "αυτή η αλλαγή θα επιτρέψει στην ομάδα μας να αφιερώσει X αριθμό εβδομαδιαίων ωρών σε στρατηγικούς στόχους όπως το Y ή το Z"). Εάν κανείς δεν χάσει την εργασία μέχρι το επόμενο τρίμηνο και δεν υπάρξει αρνητικός αντίκτυπος, λάβετε μέτρα για να τη διαγράψετε οριστικά.

2. Ενθαρρύνετε και επιβραβεύστε τους υπαλλήλους που δημιουργούν λύσεις που απλοποιούν μια απογοητευτική διαδικασία ή μια χρονοβόρα εργασία. Όταν οι υπάλληλοί μας δημιουργούν λύσεις, είναι σημάδι ότι μια διαδικασία ή ένα σύστημα επιβραδύνει τη ροή εργασίας τους. Υποθέτοντας ότι δεν τίθεται σε κίνδυνο η υγεία ή η ασφάλεια κανενός, είμαι μεγάλος λάτρης των λύσεων. Υπάρχουν στη διασταύρωση της απλοποίησης και της καινοτομίας ως ευκαιρίες για την ενδυνάμωση των μελών της ομάδας και την ενίσχυση της παραγωγικότητας του οργανισμού.

Για να ξεκινήσετε την άρση των σημείων συμφόρησης και επιβραβεύοντας όσους απλοποιούν την επιχείρησή σας, ανακοινώστε έναν μηνιαίο διαγωνισμό για την πιο αποτελεσματική λύση. Προσκαλέστε άτομα από κάθε τομέα και επίπεδο της εταιρείας σας — και αφαιρέστε τα ονόματα/τις μονάδες των συμμετεχόντων από τις υποβολές για να αποφύγετε την προκατάληψη από τους κριτές. Τα κριτήρια για το "πιο αποτελεσματικό" θα διαφέρουν ανάλογα με τον κλάδο και το μέγεθος του οργανισμού σας, αλλά βεβαιωθείτε ότι η ανταμοιβή για λύσεις θα παρακινήστε τους υπαλλήλους σας.

3. Διοργανώστε εβδομαδιαίες ή μηνιαίες συνεδρίες απλοποίησης. Προσκαλέστε τους υπαλλήλους και την ηγεσία να έρθουν προετοιμασμένοι για να εντοπίσουν μια εργασία, συνάντηση ή διαδικασία που είναι άσκοπα περίπλοκη ή περιττή. Ο στόχος είναι να εξαλειφθούν, να ανατεθούν σε τρίτους ή να απλοποιηθούν όσο το δυνατόν περισσότερες από αυτές τις εργασίες κατά τη διάρκεια της συνεδρίας. Σκεφτείτε να πραγματοποιήσετε αυτές τις συγκεντρώσεις επιτόπου ως μια χαρούμενη ώρα στις 4:XNUMX — η δωρεάν μπύρα και τα σνακ τείνουν να ενθαρρύνουν τη συμμετοχή — ή προγραμματίστε τις η χρυσή ώρα για τις κατανεμημένες ομάδες σας.

Κάθε οργανισμός θέλει καλύτερη απόδοση. Και η απλότητα είναι η πορεία σας προς τα εμπρός. Ξεκινώντας με τις τρεις παραπάνω τακτικές, μπορείτε να αρχίσετε να αφαιρείτε την πολυπλοκότητα και να δημιουργείτε χώρο για πιο ουσιαστική εργασία. Όχι μόνο μπορείτε να διεξάγετε αυτά τα σπριντ εικονικά, αυτοπροσώπως ή υβριδικά, αλλά μπορείτε να τα ανταλλάξετε με τις μη παραγωγικές συναντήσεις ή αναφορές που εξαλείφετε εσείς και η ομάδα σας.