Για αποτελεσματική επικοινωνία Ο τόνος (έκπληξη!) έχει μεγαλύτερη σημασία: 5 στρατηγικές για αποτελεσματικότητα

Γνωρίζετε ότι η επικοινωνία είναι κρίσιμη για την αξιοπιστία και την αποτελεσματικότητά σας, αλλά όπως πολλά πράγματα τα τελευταία χρόνια, η σημασία της έχει αυξηθεί και η φύση της έχει αλλάξει. Με την υβριδική και εξ αποστάσεως εργασία, η απόσταση δημιουργεί την ανάγκη επικοινωνίας με νέους τρόπους και με μεγαλύτερη έμφαση στη γραφή και τις ασύγχρονες προσεγγίσεις.

Είναι ενδιαφέρον η επικοινωνία συμβάλλει στην ψυχική υγεία, τη συμπερίληψη, την εμπιστοσύνη, τη διατήρηση και την κουλτούρα. Και ένα στοιχείο επικοινωνίας ξεχωρίζει: ο τόνος. Το πώς πλαισιώνεται το μήνυμά σας και πώς γίνεται αντιληπτό από τους παραλήπτες μπορεί να κάνει τη διαφορά στη δική σας και δική τους επιτυχία.

Η επικοινωνία μειώνει την απόσταση

Νέες ευκαιρίες για εργάζονται μακριά από το γραφείο, από απομακρυσμένες τοποθεσίες και από απόσταση έχουν τονίσει τις επιπτώσεις της επικοινωνίας. Σύμφωνα με νέα στοιχεία από Το Grammarly and the Harris Poll, το 82% των εργαζομένων στη γνώση λέει ότι η εξ αποστάσεως εργασία αυξάνει την ανάγκη για καλύτερη επικοινωνία.

Επιπλέον, οι άνθρωποι αγωνίζονται να παραμείνουν συνδεδεμένοι με τους συναδέλφους τους και το 45% των εργαζομένων λέει ότι οι προσωπικές τους σχέσεις έχουν υποφέρει με βάση την υβριδική εργασία. Αυτή η εμπειρία ποικίλλει ανά γενιά, με το 59% του Gen Z, το 48% των Millennials, το 45% του Gen X και το 28% των Baby Boomers να λένε το ίδιο.

Το 62% των εργαζομένων λέει ότι είναι απαραίτητες καλύτερες επικοινωνιακές δεξιότητες για την καλλιέργεια της διαφορετικότητας και της ένταξης. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για το 75% των εργαζομένων που προσδιορίζονται ως νευροαποκλίνοντες—οι οποίοι αναφέρουν ότι η αναποτελεσματική επικοινωνία αποτελεί εμπόδιο στην ένταξη, ενώ μόνο το 64% των νευροτυπικών ερωτηθέντων συμφωνεί. Και το 77% όσων τα αγγλικά είναι δεύτερη γλώσσα (ESL) αναφέρουν ότι η αναποτελεσματική επικοινωνία αποτελεί εμπόδιο σε σύγκριση με το 68% εκείνων για τους οποίους τα αγγλικά είναι η κύρια γλώσσα τους.

Αλλά η εξαιρετική επικοινωνία δημιουργεί επίσης μια θετική εργασιακή εμπειρία με το 52% των εργαζομένων να λέει ότι η ασύγχρονη επικοινωνία κάνει τη δουλειά τους πιο ευέλικτη, το 42% να αναφέρει ότι είναι πιο παραγωγικό και το 34% να λέει ότι αισθάνεται μεγαλύτερη αίσθηση ένταξης. Επιπλέον, η αποτελεσματική επικοινωνία θεωρείται η αιτία αυξημένης ικανοποίησης από την εργασία για το 56% των ερωτηθέντων και βελτιωμένων σχέσεων με τους συναδέλφους για το 54%.

Τόνος και αυτοπεποίθηση

Υπάρχουν πολλοί παράγοντες στην αποτελεσματική επικοινωνία—από το περιεχόμενο και τον τόνο μέχρι την ενσυναίσθηση, τον τρόπο λειτουργίας και την πλατφόρμα—αλλά ο τόνος φαίνεται να είναι ιδιαίτερα κρίσιμος. Στην πραγματικότητα, το 53% των εργαζομένων στη γνώση λέει ότι ο τόνος είναι πιο σημαντικός από το περιεχόμενο της επικοινωνίας. Όμως το 71% δυσκολεύεται να επιλέξει τις σωστές λέξεις για να αποφύγει την προσβολή των άλλων και το 56% αισθάνεται αβέβαιο για την εύρεση του σωστού τόνου για την επικοινωνία του.

Ο Tone έχει σημαντική επίδραση στο πόσο καλά συνεργάζονται οι άνθρωποι. Εάν η επικοινωνία έχει θετικό τόνο,

• Το 62% ανταποκρίνεται πιο γρήγορα
• Το 57% ανταποκρίνεται περισσότερο σε μελλοντικά αιτήματα
• Το 48% αντιμετωπίζει την ανησυχία ή κάνει τη δουλειά σε υψηλότερη ποιότητα
• Και το 59% αντιλαμβάνεται πιο θετικά τον αποστολέα

Για όσους βρίσκονται σε διαφορετικά γραφεία εντός των Η.Π.Α. ή σε διαφορετικά γραφεία εκτός των Η.Π.Α. ή που είναι τελείως απομακρυσμένοι, καθένα από αυτά τα ποσοστά αυξάνεται μεταξύ 3% και 11%.

Δημιουργία του σωστού τόνου

Η εύρεση του σωστού τόνου είναι μια λεπτή διαδικασία και ένας καλός συνδυασμός διαφόρων στοιχείων επικοινωνίας. Δείτε πώς μπορείτε να πετύχετε τη σωστή ισορροπία.

Νο 1 – Να είστε επιχειρηματικοί αλλά φιλικοί

Ένας από τους πρώτους τρόπους για να βρείτε τον σωστό τόνο είναι να είστε επιχειρηματικοί, αλλά και φιλικοί. Θα χρειαστεί να βελτιώσετε αυτήν την προσέγγιση για την κουλτούρα και τον ρόλο σας, αλλά γενικά, οι άνθρωποι εκτιμούν έναν χαιρετισμό αντί να βουτήξουν κατευθείαν στο περιεχόμενό σας. Και ένα σχόλιο όπως «ελπίζω να είσαι καλά» ή α σύντομη αναγνώριση του καιρού ή της εποχής μπορεί να προσφέρει ένα θετικό διάδρομο για μια επιχειρηματική ανταλλαγή.

Θα θελήσετε να είστε σύντομοι, και κυρίως να χρησιμοποιήσετε αυτές τις τακτικές σε ένα πρώτο μήνυμα που ανοίγει ένα θέμα. Αλλά τότε θα θελήσετε να επικεντρωθείτε στην επιχείρηση χωρίς να είστε πολύ τυπικοί. Συγκρίνετε την καλύτερη επικοινωνία σας με μια επαγγελματική casual γκαρνταρόμπα στην οποία δεν εμφανίζεστε με το αθλητικό σας παντελόνι, αλλά ούτε και με ένα τριπλό κοστούμι. Είστε συγκεντρωμένοι στα αποτελέσματα που πρέπει να επιτύχετε, αλλά με θετική φωνή.

#2 – Να είστε σίγουροι αλλά όχι αλαζονικοί

Στην επικοινωνία σας, θα είστε πιο αποτελεσματικοί όταν εξισορροπείτε την εμπιστοσύνη με την ταπεινοφροσύνη. Να είστε σαφείς και να έχετε άποψη, αλλά και να ζητάτε πληροφορίες όταν είναι κατάλληλο. Με τον τόνο σας, ενημερώστε τον αποστολέα ότι έχετε τις δικές σας προοπτικές, αλλά και εκτιμήστε τις δικές τους, γνωρίζοντας ότι δεν έχετε όλες τις απαντήσεις.

#3 - Να είστε συνοπτικοί αλλά όχι απότομοι

Θα θέλετε να φτάσετε στο σημείο της επαγγελματικής σας επικοινωνίας, αλλά αποφύγετε να είστε σύντομοι ή αγενείς. Δώστε το πλαίσιο και μην υποθέτετε ότι οι άνθρωποι γνωρίζουν το υπόβαθρο της επικοινωνίας σας—εκτός αν είστε σίγουροι ότι το γνωρίζουν. Επεξεργαστείτε την επικοινωνία σας πριν στείλετε, ώστε να παρέχετε αρκετές λεπτομέρειες χωρίς να συντρίβετε τον αναγνώστη.

Επίσης, να είστε ξεκάθαροι για το τι ζητάτε. Σκεφτείτε να φτάσετε στο σημείο νωρίς στην ανακοίνωσή σας και στη συνέχεια να δώσετε περισσότερες λεπτομέρειες ή φόντο στο τελευταίο μέρος του μηνύματος.

Μερικές φορές αυτό που δεν συμπεριλαμβάνετε είναι εξίσου σημαντικό με αυτό που κάνετε—γι' αυτό να είστε επιλεκτικοί σχετικά με το τι λέτε και να συμπεριλάβετε τα πιο κρίσιμα στοιχεία του περιεχομένου. Επιπλέον, μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά τον γραπτό λόγο. Εάν μια γραπτή αποστολή χρειάζεται περισσότερα από πέντε λεπτά για να διαβαστεί, περιλαμβάνει περισσότερους από πέντε πόντους ή απαιτεί περισσότερα από πέντε βολέ, είναι πιθανώς καλύτερο ως μια γρήγορη κλήση ή προφορική ανταλλαγή.

#4 – Να είστε συναρπαστικοί αλλά όχι συναισθηματικοί

Όταν αισθάνεστε με πάθος για ένα θέμα ή εάν είστε θυμωμένοι ή απογοητευμένοι, να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί με την απάντησή σας. Θα θελήσετε να είστε επιτακτικοί στο να υποστηρίξετε κάτι όταν η κατάσταση είναι σωστή, αλλά αποφύγετε να είστε αμυντικοί, συναισθηματικοί ή θυμωμένοι στον τόνο σου. Εάν αισθάνεστε ιδιαίτερα φορτισμένοι, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να περιμένετε μερικές ώρες πριν πατήσετε αποστολή ή ακόμα και να κοιμηθείτε σε αυτό πριν ξεκινήσετε τη σημείωσή σας.

#5 – Να είστε αυθεντικοί αλλά όχι απρόσεκτοι

Πάνω απ 'όλα, θα θέλετε να είστε ο εαυτός σας στην επικοινωνία σας—την ίδια στιγμή θα προσέχετε ό,τι θα επηρεάσει περισσότερο τον/τους παραλήπτες/ους της επικοινωνίας σας. Για κάποιον που βασίζεται πολύ στα δεδομένα, θα θέλετε να παρουσιάσετε τα στοιχεία ή για κάποιον πιο ευαίσθητο μπορείτε να ξοδέψετε μια επιπλέον πρόταση σε μια γραμμή προθέρμανσης. Αλλά μην υπερβάλλετε και κάντε βεβαιωθείτε ότι είστε αυθεντικοί. Σκεφτείτε πώς θα ληφθεί η επικοινωνία σας και πώς αρέσει περισσότερο στον παραλήπτη να ακούει και να κατανοεί καλύτερα τις πληροφορίες.

Είναι θαύμα

Μεγάλη επικοινωνία μπορεί να χτίσει σχέσεις και να ενισχύσετε την αξιοπιστία σας, αλλά αντιμετωπίζετε πολλά εμπόδια. Χρησιμοποιείτε μια λέξη που κάποιος άλλος ερμηνεύει αρνητικά. Σκοπεύετε έναν τόνο που ο παραλήπτης δεν διαβάζει σωστά. Καθυστερείτε την απάντησή σας και ο συνάδελφός σας κάνει εσφαλμένες υποθέσεις σχετικά με το γιατί το κάνατε αυτό. Και με τη γραπτή επικοινωνία, σας λείπουν όλες οι ενδείξεις και τα στοιχεία που είναι μη λεκτικά. Είναι λίγο θαύμα το ότι μπορούμε να επικοινωνούμε καθόλου όταν συλλογίζεστε τα εμπόδια.

Αλλά η πρόθεση βοηθάει. Όταν αφιερώνετε χρόνο για να επικοινωνήσετε καλά, λάβετε υπόψη το κοινό σας και επίσης ξαναδιαβάσετε και επεξεργαστείτε, θα αποκομίσετε τα οφέλη.

Επιπλέον, όταν είστε ο παραλήπτης της επικοινωνίας, μπορείτε να δώσετε στον αποστολέα το πλεονέκτημα της αμφιβολίας επίσης — γνωρίζοντας τα εμπόδια, μπορείτε να κοιτάξετε πέρα ​​από τις κυριολεκτικές λέξεις και να ακούσετε θετικές προθέσεις.

Η πρόθεση δεν είναι ίδια με το αντίκτυπο

Έχετε ακούσει ότι η πρόθεση δεν έχει αντίκτυπο και αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τη γραπτή επικοινωνία, την ασύγχρονη επικοινωνία και την εξ αποστάσεως επικοινωνία. Αξίζει, όμως, τον κόπο να κάνετε την προσπάθεια για να δημιουργήσετε σχέσεις, να αναπτύξετε την αξιοπιστία σας και να πετύχετε έξοχα στη δουλειά σας.