Μπορούν λιγότερες συναντήσεις να αντιστρέψουν την αθόρυβη διακοπή; Η έρευνα λέει «ναι»

Η ζήτηση για «μηδενικές συναντήσεις» έχει γίνει διαπραγματευτικό στοιχείο για τους εργαζόμενους που σκέφτονται να αλλάξουν θέση εργασίας, σύμφωνα με νέα μελέτη από την εταιρεία λογισμικού Otter.ai και το Πανεπιστήμιο της Βόρειας Καρολίνας στο Charlotte. Οι συμμετέχοντες ανέφεραν ότι είχαν πάρα πολλές συναντήσεις στο ημερολόγιό τους, κάτι που τους κάνει να νιώθουν «ενοχλημένοι» και «απογοητευμένοι».

Σε άλλα νέα…το νερό είναι υγρός.

Οι εσωτερικές συνεδριάσεις είναι μια περιοχή με τσιμπήματα για περισσότερο από μια δεκαετία, αλλά η μόχλευση που ασκούν οι εργαζόμενοι εν μέσω της μαζικής παραίτησης θα πρέπει να παρακινήσει τους ηγέτες να επανεξετάσουν αυτή την πτυχή της οργάνωσής τους. Ως ειδικός στο χώρο εργασίας με πολλά βιβλία και α Η TED μιλάει σχετικά με την απλούστευση, το «μηδενικές συναντήσεις» είναι η κραυγή μου για χρόνια.

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Μέσα από τη διαδικασία της έρευνας Γιατί απλές νίκες, Βρήκα ότι η πολυπλοκότητα του χώρου εργασίας προέρχεται από δύο πηγές: τον ίδιο τον οργανισμό και μεμονωμένους υπαλλήλους. Η οργανωτική πολυπλοκότητα σχετίζεται με τους κανονισμούς του κλάδου, καθώς και με τον αριθμό των ατόμων, τα βήματα, τις αποφάσεις και τα σημεία δεδομένων που απαιτούνται για να κάνετε κάτι σημαντικό στην εταιρεία σας. Για παράδειγμα, ο αριθμός των εγκρίσεων στη διαδικασία πρόσληψης ή οι απαιτήσεις συμμόρφωσης για τη διαχείριση δεδομένων καταναλωτών στο Ηνωμένο Βασίλειο ή τη Νότια Κορέα.

Η ατομική πολυπλοκότητα, από την άλλη πλευρά, αναφέρεται στη γραφειοκρατία που δημιουργείται από ένα άτομο ή έναν μεμονωμένο οργανισμό. Ένα πραγματικό παράδειγμα είναι ότι ο αντιπρόεδρος που πραγματοποιεί μια εβδομαδιαία συνάντηση πέντε ωρών ή η επιχειρηματική μονάδα με ειδική ικανότητα στα PowerPoints που περιέχουν 200 και πλέον διαφάνειες.

Στη δική σας εταιρεία, οι συναντήσεις επηρεάζονται από την οργανωτική κουλτούρα καθώς και από τα άτομα που τις ηγούνται και τις παρακολουθούν. Για να ξεριζώσετε την πολυπλοκότητα στις συναντήσεις που διευθύνετε ή παρακολουθείτε, απαντήστε στις ακόλουθες έξι δηλώσεις είτε με "Συνεπώς", "Μερικές φορές", "Σπάνια" ή "Ποτέ".

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

1. Ξοδεύω το 20% ή λιγότερο του χρόνου μου κάθε εβδομάδα σε μη παραγωγικές συναντήσεις/κλήσεις.

2. Λειτουργώ/ενθαρρύνω την ομάδα μου να λειτουργεί με γνώμονα την απλοποίηση.

3. Οι συναντήσεις που διευθύνω αρχίζουν και τελειώνουν στην ώρα τους.

4. Οι συναντήσεις στον οργανισμό μου έχουν σαφή σκοπό και ατζέντα.

5. Μόνο τα απαραίτητα άτομα προσκαλούνται στις συναντήσεις στις οποίες παρευρίσκομαι.

6. Νιώθω άνετα να απορρίπτω προσκλήσεις σε συνάντηση ή να αναθέτω τη συμμετοχή σε κάποιον άλλο.

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Υπολογίστε το σύνολο σας χρησιμοποιώντας την ακόλουθη κάρτα βαθμολογίας για κάθε απάντηση:

· Συνεχώς = 0

· Μερικές φορές = 1 βαθμός

· Σπάνια = 2 βαθμοί

· Ποτέ = 3 βαθμοί

Εάν μετράτε 1 σε σημεία 4, αναζητήστε ευκαιρίες για να απλοποιήσετε τις συναντήσεις στον οργανισμό σας. Αυτήν τη στιγμή, αυτή η πτυχή της καθημερινότητάς σας είναι λειτουργική, αλλά τουλάχιστον μία απάντηση «Ποτέ» ή «Σπάνια» δημιουργεί πολυπλοκότητα. Εξετάστε αυτήν την περιοχή και διορθώστε την πορεία τώρα για να αποφύγετε τη μόλυνση σε άλλες πτυχές της επιχείρησης.

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Αν το σύνολο σας είναι 5 σε σημεία 9, οι συναντήσεις στον οργανισμό σας εμφανίζουν συμπτώματα πολυπλοκότητας και αν αφεθούν ανεξέλεγκτες, πιθανότατα θα εξαπλωθούν σε άλλες πτυχές των λειτουργιών. Εξετάστε το ενδεχόμενο να εκτελέσετε έναν έλεγχο συνάντησης αμέσως για να προσδιορίσετε ποιες συναντήσεις είναι πολύτιμες — και ποιες πρέπει να πεταχτούν σε μια λίμνη της φωτιάς.

Αν σκόραρε 10 σε σημεία 14, οι συναντήσεις αποτελούν σημαντική πηγή πολυπλοκότητας. Είναι πιθανό ότι το ζήτημα υπερβαίνει τον οργανισμό σας και επεκτείνεται σε ολόκληρη την εταιρεία. Με την πολυπλοκότητα που επηρεάζει τα πάντα, από τις συναντήσεις κατάστασης και τις συνεδρίες καταιγισμού ιδεών μέχρι τον προγραμματισμό και τη λήψη αποφάσεων, η εταιρεία σας προφανώς έχει κολλήσει στην πρώτη ταχύτητα σε πολλαπλά μέτωπα.

Τέλος, αν υπολογίσατε ένα άθροισμα των 15 ή περισσότερα, οι συναντήσεις έχουν φτάσει σε επικίνδυνα επίπεδα πολυπλοκότητας. Παρόλο που οι πόροι της εταιρείας σπαταλούνται με ανησυχητικό ρυθμό, οι εργαζόμενοι έχουν αποδεχτεί το status quo. Οι άνθρωποι παραιτούνται από μια νοοτροπία σιωπηρής παραίτησης ή προσπαθούν ενεργά να σαμποτάρουν τους παράγοντες της αλλαγής. Είτε έτσι είτε αλλιώς, η κατάσταση των συναντήσεών σας απαιτεί άμεση προσοχή.

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Τώρα, μοιραστείτε τις έξι δηλώσεις και τη διάγνωση με τις ομάδες σας και ζητήστε τους να δημιουργήσουν τους πιθανούς λόγους για τους οποίους η πολυπλοκότητα έχει παραβιάσει τις συσκέψεις — και προσφέρετε ιδέες για απλοποίηση. Προγραμματίστε μια συνεδρία για να συζητήσετε τόσο τους λόγους όσο και τις λύσεις, οι οποίες θα πρέπει να αποτυπωθούν σε έναν πίνακα.

Αφού συζητήσετε τη σκοπιμότητα των λύσεων, ψηφίστε ποιες τρεις θα εφαρμοστούν αμέσως — και κάντε το. Παραδείγματα λύσεων μπορεί να περιλαμβάνουν «περιορίστε τις συσκέψεις σε οκτώ ή λιγότερους συμμετέχοντες» ή «κάθε πρόσκληση σε σύσκεψη πρέπει να περιλαμβάνει ατζέντα» και «δέσμευση για Παρασκευές χωρίς συσκέψεις». Για να αποτρέψετε την επιστροφή στην επιχείρηση ως συνήθως, σκεφτείτε να δημιουργήσετε ένα μάντρα συνάντησης με αυτές τις προσδοκίες και να το μοιραστείτε σε ολόκληρη την εταιρεία.

Εάν πρέπει να επικυρώσετε αυτήν τη νέα προσέγγιση για τη μεγαλύτερη επιχείρηση, συμπεριλάβετε μια υπενθύμιση ότι οι συναντήσεις είναι ακριβές. Η μείωση ή η εξάλειψη των περιττών συναντήσεων όχι μόνο θα βελτιώσει το ηθικό των εργαζομένων και θα τονώσει τη διατήρηση, αλλά και βοηθά τους οργανισμούς να μειώσουν δραστικά το κόστος. Για εταιρείες με 100 υπαλλήλους, η εξοικονόμηση είναι περίπου 2.5 εκατομμύρια $ ετησίως και για εταιρείες 5000, ο αριθμός αυξάνεται σε περισσότερα από 100 εκατομμύρια $.

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Η εξέταση του τρόπου με τον οποίο διεξάγονται οι συναντήσεις στον οργανισμό σας - και η εξάλειψη εκείνων που έχουν ξεπεράσει τη χρησιμότητα τους - μπορεί να βοηθήσει στη διατήρηση των εργαζομένων και να κατευθύνει την επιχείρηση προς υψηλότερη παραγωγικότητα. Ενθαρρύνετε την ομάδα σας να αρνηθεί οποιαδήποτε συνάντηση χωρίς σαφή σκοπό, υπεύθυνο λήψης αποφάσεων ή ατζέντα και επιβραβεύστε τους υπαλλήλους που επιδεικνύουν με συνέπεια θάρρος σε αυτόν τον τομέα. Συνεχίστε να αμφισβητείτε νέες συναντήσεις και να εξορθολογίζετε τις τρέχουσες συναντήσεις και θα δείτε μια στροφή από την αθόρυβη διακοπή του καπνίσματος και προς έναν πιο έξυπνο, απλούστερο τρόπο εργασίας.