5 τρόποι για να βεβαιωθείτε ότι δεν ισχύει

Εάν η εταιρεία σας δεν χρησιμοποιεί ακόμη τεχνολογία επιτήρησης για την παρακολούθηση της εργασίας σας, πιθανότατα θα το κάνει σύντομα, σύμφωνα με δεδομένα. Αλλά η παρακολούθηση μπορεί να διαβρώσει την εμπιστοσύνη και να βλάψει την ήδη εύθραυστη εταιρική κουλτούρα - και μπορεί να μην μετράει καν τα σωστά πράγματα.

Ανεξάρτητα από τις προκλήσεις, πολλοί οργανισμοί στρέφονται στην τεχνολογία παρακολούθησης για τη μέτρηση της παραγωγικότητας, ειδικά με περισσότερους υπαλλήλους που εργάζονται από το σπίτι. Και αυτή η τάση γίνεται ολοένα και πιο κοινή με κάθε είδους εργαζόμενους, ακόμη και σε αυτούς για τους οποίους η παρακολούθηση μπορεί να φαίνεται σαν ένα τέντωμα. Οι ιερείς που κρατούνται σε ένα σύστημα σημείων που βασίζεται στο πόσες φορές κάνουν check in με ασθενείς ή ιατροί των οποίων το πλύσιμο των χεριών παρακολουθείται είναι μόνο η αρχή. Η επικράτηση της τεχνολογίας επιτήρησης, η μείωση της προσωπικής εργασίας και η πίεση στα αποτελέσματα της εταιρείας φαίνεται να έχουν δημιουργήσει μια τέλεια καταιγίδα ώστε η παρακολούθηση να γίνει ο νέος κανόνας.

Οι συνέπειες αυτών των δυνατοτήτων και συστημάτων –τόσο οι προβλεπόμενες όσο και οι ακούσιες– είναι σημαντικές και η ανάπτυξη της τεχνολογίας ανίχνευσης θα έχει εκτεταμένες επιπτώσεις για τα κοινωνικά μας πρότυπα και συστήματα. Η συλλογή δεδομένων δεν είναι εγγενώς αρνητική, είναι θέμα της διαφάνειας των εταιρειών στη συλλογή πληροφοριών και των επιλογών που κάνουν σχετικά με τον τρόπο χρήσης των δεδομένων.

Ευρεία χρήση επιτήρησης

Είναι κοινές πολλές ποικιλίες παρακολούθησης, από παρακολούθηση email, τηλεφωνικές κλήσεις ή πατήματα πλήκτρων μέχρι την καταμέτρηση αριθμών εισαγωγών σημάτων στο γραφείο. Η αναγνώριση προσώπου και οι εγγραφές ήχου και βίντεο γίνονται συνηθισμένα. Και οι εργοδότες υποστηρίζουν ότι χρειάζονται τα συστήματα παρακολούθησης για την παρακολούθηση της παραγωγικότητας, αλλά και για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις πολιτικές ή την προστασία των ευαίσθητων δεδομένων. Χρησιμοποιούν επίσης τα δεδομένα για τη λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων ή τη βελτίωση των διαδικασιών.

Σύμφωνα με μια μελέτη του Top10VPN, η παγκόσμια ζήτηση για λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων αυξήθηκε κατά 78% τον Ιανουάριο του 2022, η οποία είναι η μεγαλύτερη αύξηση εδώ και χρόνια και η ζήτηση αυξάνεται σταθερά τα τελευταία χρόνια. Έρευνα Gartner διαπίστωσε ότι τα επόμενα τρία χρόνια, το 70% των μεγάλων επιχειρήσεων θα χρησιμοποιεί λογισμικό παρακολούθησης. Αλλο εκτιμώμενη έκθεση 8 στις 10 από τις μεγαλύτερες ιδιωτικές εταιρείες το χρησιμοποιούν σήμερα.

Όμως οι εργαζόμενοι αντιστέκονται, σύμφωνα με μελέτη του Morning Consult που διαπίστωσε ότι περίπου οι μισοί εργαζόμενοι στον τομέα της τεχνολογίας θα εγκατέλειπαν μια δουλειά ή θα απέφευγαν να αναλάβουν μια νέα δουλειά εάν γνώριζαν ότι υπήρχε παρακολούθηση. Πρόσθετη έρευνα από Gartner διαπιστώθηκε ότι το 10% των εργαζομένων προσπαθούν να ξεγελάσουν τα συστήματα παρακολούθησης για να ελέγξουν τα δεδομένα τους ή να τα υπονομεύσουν.

Το πρόβλημα με την επιτήρηση

Υπάρχουν πολλά προβλήματα με την επιτήρηση, αλλά μπορεί επίσης να είναι ένα γεγονός της ζωής στο μέλλον — και κάτι στο οποίο οι άνθρωποι θα πρέπει να συνηθίσουν. Σε έναν κόσμο όπου τα δεδομένα σας είναι παντού, οι συσκευές ακούν τα λόγια σας, οι κάμερες παρακολουθούν το πρόσωπό σας και τα συστήματα GPS γνωρίζουν πού βρίσκεστε, η πανταχού παρούσα οργανωτική παρακολούθηση μπορεί να είναι αναπόφευκτη.

Αλλά όπως τόσα πράγματα, δεν είναι το τι, είναι το πώς. Εάν οι εταιρείες πρόκειται να χρησιμοποιήσουν επιτήρηση ή παρακολούθηση εργαζομένων, υπάρχουν τρόποι να το καταστήσουν λιγότερο επιζήμιο για την κουλτούρα και να διατηρήσουν την εμπιστοσύνη στη διαδικασία.

#1 – Να είσαι ανοιχτός

Εμπιστοσύνη σε κάθε είδους σχέσεις—με ανθρώπους ή με οργανισμούς— βασίζεται στο άνοιγμα ως θεμελιώδες σημείο εκκίνησης. Ως αποτέλεσμα, εάν ένας οργανισμός πρόκειται να χρησιμοποιήσει λογισμικό παρακολούθησης, είναι συνετό να ενημερώσετε τους ανθρώπους σχετικά με την παρακολούθηση. Ενώ οι εργαζόμενοι μπορεί να μην θέλουν να παρακολουθούνται, όταν αυτό γίνεται χωρίς τη γνώση των εργαζομένων, μπορεί να διαβρώσει την εμπιστοσύνη (ακόμη περισσότερο).

Οι εταιρείες μπορούν να εξισορροπήσουν την ανάγκη τόσο για ασφάλεια όσο και για το απόρρητο, εκπαιδεύοντας τους ανθρώπους σχετικά με το γιατί συλλέγουν πληροφορίες και να είναι όσο το δυνατόν πιο διαφανείς. Η εμπιστοσύνη και η θετική κουλτούρα ενισχύονται επίσης με την παροχή περισσότερων επιλογών και ελέγχου, δίνοντας στους εργαζόμενους την ευκαιρία να εξαιρεθούν από τη συλλογή δεδομένων όταν αυτό είναι δυνατό. Ενημερώστε τους άλλους για το τι παρακολουθείται και ενημερώστε τους ανθρώπους για το πότε παρακολουθούνται και υπό ποιες συνθήκες.

Εάν η παρακολούθηση γίνεται με σκοπό την υποστήριξη των εργαζομένων ή τη βελτίωση των διαδικασιών, το να είστε ανοιχτοί σχετικά με αυτό δεν θα πρέπει να αποτελεί πρόκληση. Όμως, αν η παρακολούθηση εμφανίζεται ως μια στρατηγική γοητείας - στην οποία ο στόχος είναι να πιάσουμε τους ανθρώπους να συμπεριφέρονται ανάρμοστα ή να τους τιμωρούν - οι σχέσεις με τους υπαλλήλους και η κουλτούρα θα πληρώσουν ακριβά.

#2 – Να είσαι αληθινός

Οι εταιρείες είναι επίσης σοφές να αναγνωρίζουν τους περιορισμούς των συστημάτων παρακολούθησης. Μπορεί να είναι σε θέση να μετρούν τα πλήκτρα, αλλά να μην παρακολουθούν τον βαθμό στον οποίο ένας υπάλληλος είναι εξαιρετικός παίκτης της ομάδας ή τους τρόπους με τους οποίους ένας εργαζόμενος συμβάλλει στην αξιοπιστία της εταιρείας παρέχοντας εξαιρετική εξυπηρέτηση πελατών. Η παραγωγικότητα είναι μια μικρή εικόνα, ενώ η απόδοση (η οποία περιλαμβάνει όλα τα είδη λιγότερο μετρήσιμων δεξιοτήτων) είναι η μεγαλύτερη εικόνα.

Και τα συστήματα επιτήρησης είναι τόσο αποτελεσματικά όσο οι υποθέσεις που οδηγούν τους αλγόριθμους. Εάν ένα σύστημα παρακολουθεί την ταχύτητα ενός υπαλλήλου στην ανάγνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενδέχεται να μην λαμβάνει υπόψη την ανάγκη να κρατάτε σημειώσεις ή να αντικατοπτρίζει το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν ένα σύστημα μετρά την αποτελεσματικότητα της συνάντησης μετρώντας τον αριθμό των ιεραρχικών επιπέδων (ηγέτες και οι ηγέτες τους) στη συνεδρία, μπορεί να μην αντιπροσωπεύει μια κουλτούρα στην οποία οι ηγέτες συμμετέχουν ή λειτουργούν κατάλληλα. Είναι δύσκολο να αντισταθείς στο να καλέσεις τον Πλάτωνα, τον κλασικό φιλόσοφο που είπε ότι αν οι άνθρωποι δεν καταλαβαίνουν τα εργαλεία τους, είναι προορισμένοι να γίνουν εργαλεία των εργαλείων τους - η αρχαία σοφία σίγουρα.

Τα συστήματα παρακολούθησης υπολείπονται επίσης όσον αφορά τη δουλειά που κάνουν οι εργαζόμενοι όταν δεν βρίσκονται μπροστά στον υπολογιστή τους. Οι ώρες που ξοδεύει ένας εργαζόμενος στοχαζόμενος ένα πρόβλημα εκτός σύνδεσης, οδηγώντας σε μια σημαντική ανακάλυψη. Ή ο χρόνος που αφιερώνει ένας εργαζόμενος στην επαγγελματική ανάγνωση ή τη δικτύωση, κάτι που είναι σημαντικό για την αποτελεσματικότητα, αλλά δεν αντικατοπτρίζεται στην ταχύτητα εισόδου του φορητού υπολογιστή.

#3 - Να είστε ξεκάθαροι

Είναι επίσης χρήσιμο να είμαστε σαφείς σχετικά με το γιατί χρησιμοποιείται η τεχνολογία επιτήρησης και να κοινοποιούμε τις προσδοκίες για την απόδοση που συμβαδίζουν με αυτήν. Για παράδειγμα, η παρακολούθηση χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση της παραγωγικότητας ή για την προστασία των πληροφοριών της εταιρείας; Επιπλέον, πώς θα χρησιμοποιηθεί σε αξιολογήσεις απόδοσης και αποφάσεις σχετικά με την αμοιβή και την προαγωγή;

Είναι επίσης σημαντικό να διευκρινιστούν τα στοιχεία απόδοσης που υπερβαίνουν την παρακολούθηση. Εκτός από τα πλήκτρα, πώς μετριέται η συνεργατική συμπεριφορά; Και πώς πιστώνονται νέες ιδέες ή λαμπρές καινοτομίες στην απόδοση ενός εργαζομένου; Ενημερώνοντας τους ανθρώπους όχι μόνο τι μετράει, αλλά και τι είναι σημαντικό για να τους παρακινήσουμε για τα είδη εργασίας που θα έχουν πιο νόημα και θα συμβάλουν στην εξέλιξη της σταδιοδρομίας τους.

#4 - Να είστε συγκεντρωμένοι

Οι εταιρείες είναι πιο αποτελεσματικές όταν οι άνθρωποι δεσμεύονται, εμπνέονται και ενδυναμώνονται — επομένως είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι η τεχνολογία επιτήρησης προσφέρει οφέλη όχι μόνο στους οργανισμούς, αλλά και στους εργαζομένους. Μέρος της ανθρώπινης συνθήκης είναι η αμοιβαιότητα—όταν οι άνθρωποι λαμβάνουν κάτι, παρακινούνται να δώσουν κάτι σε αντάλλαγμα. Σκεφτείτε την παρακολούθηση φυσικής κατάστασης στην οποία οι άνθρωποι δίνουν ελεύθερα τα περισσότερα προσωπικά τους δεδομένα σε εταιρείες επειδή λαμβάνουν κάτι σημαντικό σε αντάλλαγμα — δεδομένα σχετικά με την υγεία τους που θεωρούν χρήσιμα.

Κατά τη χρήση της επιτήρησης των εργαζομένων, εστιάστε στον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι μπορούν να αντλήσουν αξία. Πώς μπορεί η παρακολούθηση ημερολογίου να βοηθήσει τους υπαλλήλους να πάρουν περισσότερο χρόνο; Με ποιους τρόπους η παρακολούθηση email μπορεί να οδηγήσει σε ανταμοιβές ή μπόνους; Και πώς μπορούν τα δεδομένα με το σάρωση να βοηθήσουν τους ανθρώπους να βρουν φίλους στο γραφείο ή να προγραμματίσουν την εκδήλωση της κοινότητας την ημέρα που οι περισσότεροι άνθρωποι βρίσκονται στο γραφείο;

#5 – Να είσαι Άνθρωπος

Όταν οι οργανισμοί χρησιμοποιούν παρακολούθηση, είναι επίσης σημαντικό να αναπτυχθούν ηγέτες που μπορούν να χρησιμοποιούν τα δεδομένα με εποικοδομητικούς τρόπους. Εάν τα δεδομένα χρησιμοποιούνται για μικροδιαχείριση ή απειλή, σίγουρα θα δημιουργηθούν ατμόσφαιρες στις οποίες οι άνθρωποι δεν έχουν εμπιστοσύνη και θα τους λείπει το κίνητρο ή η δέσμευση. Η εναλλακτική λύση είναι να δοθεί στους ανθρώπους όσο το δυνατόν περισσότερος έλεγχος της εργασίας και των δεδομένων τους και να τους δοθεί ανοιχτή πρόσβαση στα δεδομένα.

Επιπλέον, τα δεδομένα πρέπει να αποτελούν μέρος των συνεχιζόμενων συνομιλιών όχι μόνο για το τι υπολογίζεται, αλλά για τη συνολική απόδοση του υπαλλήλου, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο η εργασία του συμβάλλει στη μεγάλη εικόνα, πού βρίσκονται και πού θα ήθελαν να εξελιχθούν.

Στη χειρότερη περίπτωση, η επιτήρηση μπορεί να απανθρωποποιήσει και να απομακρύνει τους ανθρώπους—καθώς οι αναφορές και τα υπολογιστικά φύλλα έχουν προτεραιότητα πάνω από τις σχέσεις. Αλλά το αντίθετο είναι καλύτερο για τη δέσμευση—άνθρωποι που νιώθουν εκτίμηση, σεβασμό και υποστήριξη στη δουλειά τους.

Εν ολίγοις

Εάν οι εταιρείες πρόκειται να παρακολουθήσουν τους υπαλλήλους, η συνολική κουλτούρα και οι σχέσεις θα κάνουν ή θα διακόψουν τη διαδικασία. Για τους οργανισμούς, το ιδανικό είναι οι εποικοδομητικές, παραγωγικές κουλτούρες όπου οι άνθρωποι θέλουν να εργαστούν, να καταβάλουν διακριτική προσπάθεια και να συνεισφέρουν τις καλύτερες δεξιότητές τους.

Οι καλύτερες κουλτούρες είναι διαφανείς - μοιράζονται ανοιχτά, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να λαμβάνουν τις πιο ενημερωμένες αποφάσεις. Σπορεύουν την καινοτομία ενισχύοντας την κατάλληλη ανάληψη κινδύνων και ενθαρρύνουν τους εργαζόμενους να μοιράζονται και να εξερευνούν. Οι τρόποι με τους οποίους οι εταιρείες συλλέγουν, παρακολουθούν και παρακολουθούν πληροφορίες στέλνουν σημαντικά μηνύματα στους εργαζόμενους σχετικά με την αξία και την εμπιστοσύνη.

Όταν οι οργανισμοί εκτιμούν τους υπαλλήλους, δημιουργούν κουλτούρες διαφάνειας και σεβασμού και θεωρούν τους ηγέτες υπεύθυνους για την αποτελεσματική διαχείριση, αυτά αποδέχονται πολύ την επιτήρηση ως ένα σύστημα υποστήριξης της εργασίας, παρά ως εργαλείο χειραγώγησης, ελέγχου ή κατάργησης της ποιότητας ζωής. Σε τελική ανάλυση, οι εταιρείες πρέπει να κάνουν ό,τι είναι σωστό—όχι μόνο ό,τι είναι δυνατό— χρησιμοποιώντας τις αξίες τους ως οδηγό.